Evrak Servisi
(1) Kaymakamlığa gelen her türlü evrakın kabulü, elektronik ortama kaydı, verilmiş yetki çerçevesinde havalesi ve dağıtımı ile birimlerden gönderilecek evrakın dağıtım ve postalama işleri İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Şefliği tarafından yapılır.
(2) Gelen evrakın niteliğine göre hangi görevli veya görevliler tarafından ilgili birim veya mercilere havale edileceği, kaymakamlık tarafından çıkarılacak İmza Yetkileri Yönergesi ile belirlenir. Doğrudan kaymakam tarafından havale ve imza edilecek evrak da bu Yönergede gösterilir.
(3) İsme gelen veya elden verilen evrak, havale edildikten sonra evrak servisine verilir ve bu maddenin birinci fıkrasındaki işleme tabi tutulur.
(4) Özellik taşıyan evrak; çalışma gün ve saatleri dışında, posta yoluyla, güvenlik güçlerinin haberleşme görevlileri tarafından kaymakama, yazı işleri müdürüne, şifre memuruna veya yetki verilen görevlilere teslim edilebilir.
(5) Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği ve TBMM Başkanlığı Genel Sekreterliğinden gelen evrak ile Başbakan adına gelen evrak ve Bakan imzasını taşıyan evrak, özellik taşıyan evrak gibi işlem görür.
(6) Evrak şefliği ilke olarak; kabul ve ayırma, normal evrak, gizli evrak ve dağıtım masalarına ayrılır:
a) Kabul ve ayırma masasında; elektronik ortamda ve elektronik ortam haricinde gelen evrakın alınması, açılması ve ayrılarak ilgili masalara aktarılması,
b) Normal evrak masasında; elektronik ortamda ve elektronik ortam haricinde gelen normal evrakın ve dilekçelerin yetkilisince havalesi ve imzalattırılması ve kaydı,
c) Gizli evrak masasında; özellik taşıyan ve değerli evrakın yetkilisince havalesi, imzalattırılması ve kaydı,
ç) Dağıtım masasında; gelen evrakın havale olunduğu birimlere dağıtımı, valilik ve kaymakamlık birimlerinden giden evrakın ilgili yerlere gönderilmesi, işleri görülür.
(7) İş hacminin çok yüksek olduğu illerde ihtiyaca göre ayrı masalar teşkil edilebileceği gibi iş hacminin düşük olduğu yerlerde birden fazla masanın işleri bir masada gördürülebilir.
(8) Gizli evrak masası hizmetleri, imkânlara bağlı olarak, şeflik içinde ayrı bir oda veya bölmede yürütülür. Evrak kabul görevlileri ve dağıtıcılar
MADDE 20 –
(1) Evrak kabul edecek görevliler ile dağıtıcıların isim, unvan ve imza örnekleri resmi dairelerce karşılıklı olarak birbirlerine bildirilir. Değişiklikler de aynı işleme tabi tutulur.
Evrakın kabulü.
MADDE 21 –
(1) Elektronik ortamda gelen evrak, evrak kabul görevlisi tarafından teslim alınma işlemi ile kabul edilir.
(2) Posta, kurye, kurum ve kuruluşların dağıtıcıları ve iş sahibi kişiler yahut bunların kanuni temsilcilerince elden verilen her türlü evrak, dilekçe ve koliler evrak kabul ve ayırma görevlilerince alınır.
(3) Evraktan;
a) Zimmetle gelen evrak; alan görevlinin kimliğini belirtecek şekilde adı, soyadı ve kabul tarihi yazılmak ve imzalanmak suretiyle,
b) Diğerleri; zimmetsiz olarak,
c) Özellik taşıyan evrak; zarflarının kabul tarih ve saati belirtilerek, teslim alınır.
(4) Müracaatın niteliği bakımından herhangi bir sakınca görülmediği hallerde, dilekçe ve evrakın iş sahiplerince veya kanuni temsilcilerince elden takibine imkân verilebilir.
(5) Bir dilekçeyi veya evrakı elden getiren kişiye, sahibini, konusunu, kayıt sayısı ile alınış tarihini belirtir bir evrak kabul ve kayıt fişi verilir.
(6) Zarfından yahut açık ise başlık ve kapsamından yanlış getirildiği anlaşılan evrak ve dilekçeler dağıtıcısına veya elden getiren kişiye iade edilir.
(7) İdareye güvenli elektronik imzayla imzalanarak elektronik ortamda gelen ve muhatabı olunmayan belge, belgeyi gönderene elektronik ortamda gerekçeli olarak iade edilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.
Zarfların açılması
MADDE 22 –
(1) Kişiler adına gelen zarflar ilgililerine verilmek üzere dağıtım masasına; gizli, kişiye özel, hizmete özel işaretli zarflar açılmadan gizli evrak masasına elden verilir.
(2) Diğer zarflar, özen gösterilerek açılır.
(3) Zarftan çıkan evrak;
a) Evrakın geldiği yer ve kuruluşu belli olup, hitap yeri boş, belirsiz ve içeriğinden de muhatabın anlaşılamadığı durumlarda zarfı ile birlikte iade edilmek üzere,
b) Hitap yerinde başka bir kuruluş adı yazılı ise, yanlışlığı belirtir bir not ile gideceği yere gönderilmek üzere,
c) İmzasız ise, bir not ile geri verilmek üzere,
ç) Kişilere hitap ediyorsa, zarfına eklenerek ilgili kişiye verilmek üzere, dağıtım masasına verilir.
(4) Adressiz ve imzasız dilekçeler;
a) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince işlem yapılmak üzere ilgili şefine verilir.
b) İsim ve adres sadece zarfta yazılı ise yahut gerek zarfta gerekse dilekçede herhangi bir isim ve adres yoksa zarf dilekçeye eklenerek aynı işleme tabi tutulur.
c) Elektronik ortamda gelen dilekçeler de aynı işleme tabi tutulur.
Evrakın ayrılması
MADDE 23 –
(1) Kabul ve ayırma masasına gelen evraktan;
a) Normal evrak ve dilekçeler; normal evrak masası görevlilerine,
b) Özellik taşıyan ve değerli evrak; gizli evrak masası görevlilerine, verilir.
c) Değerli evrak niteliği taşımayan ve belirli bir daireye veya kuruluşa teslimi gereken koliler, daireye veya kuruluş ilgililerine teslim edilmek üzere dağıtım masasına verilir.
Normal evrakın havalesi
MADDE 24 –
(1) Elektronik ortamda gelen evrak, evrak kabul görevlisi tarafından teslim alındıktan sonra havale ve imza için yetkilisine iletilir.
(2) Elektronik ortam haricinde normal evrak masası görevlilerine gelen evrak ve dilekçeler, elektronik ortamda kaydı yapılarak, valilik birimlerine ait olanların taraması yapıldıktan sonra elektronik ortamda havale ve imza için yetkilisine sunulur.
(3) Havale, evrakın havale olduğu yer, havale tarihi ve havaleyi imzaya yetkili kişinin sıfatı yazılmak sureti ile elektronik ortamda yapılır.
(4) Havalesi doğrudan kaymakam tarafından yapılacak evrak, şefi tarafından ayrılır. Tereddüt halinde ilçe yazı işleri müdürünün görüşüne başvurulur.
(5) Teslim alınan evrakın aynı zamanda kabulü de yapılmış olduğundan dilekçelere ve normal evraka gelen evrak kayıt numarası verilir.
(6) Genel sayı, evrak için takvim yılı başında (1)'den başlamak ve yılsonuna kadar birbirini izlemek suretiyle verilir.
Gizli evrakın havalesi
MADDE 25 –
(1) Elektronik ortamda gelen gizli evrak, yetkili evrak kabul görevlisi tarafından teslim alındıktan sonra havalesi yapılmak üzere yetkilisine iletilir.
(2) Özellik taşıyan ve değerli evraktan elektronik ortam haricinde gelenler, gidecekleri yerlere göre ayrılır ve havalesi yapılır. Kaymakamlık birimlerine gönderilen evrak, yetkili amirin uygun görüşü ile taraması yapıldıktan sonra, elektronik ortamda ilgilisine havalesi yapılır. (3) Gizli evrak da normal evrak gibi elektronik ortamdan genel sayı alır. Evrakın kaydı ve dağıtım masasına verilmesi MADDE 26 – (1) Elektronik ortamda gelen evrak, görevlinin evrakı kabulü ile otomatik olarak sayısını sistemden alır ve kaydı tamamlanır. Postayla veya elden gelen evrak ise birimi ilgilendiriyorsa taraması yapıldıktan sonra sistem üzerinden evrakın türü, geldiği yer, sayısı, tarihi, varsa ek sayısı, konusu, havale olunduğu yer başlıklarına göre belirlenecek sütunlara gerekli bilgilerin yazılması suretiyle kaydolunur. (2) Kayıt alan evrak dağıtıma verilir.
Dilekçelere uygulanacak işlem
MADDE 27 –
(1) Evrak şefliğine elektronik ortamda, postayla veya kurum ve kuruluşların dağıtıcılarınca getirilen dilekçeler, havale ve imza işlemi yapıldıktan sonra, ilgili daire, kurum veya kuruluşa gönderilir.
(2) İçişleri birimlerini ilgilendiren dilekçeler, taraması yapıldıktan sonra, ilgili birime gönderilir.
(3) İlgili birim tarafından dilekçenin gereği yapılarak sonucu hakkında müracaat sahibine bilgi verilir ve işlem kapatılır.
Evrakın gönderilmesi ve dağıtımı
MADDE 28 –
(1) Elektronik ortamda hazırlanan evrak imzalandıktan sonra sistemden otomatik olarak evrak sayısı alarak postalanmaya hazır hale gelir ve ilgili görevli tarafından elektronik ortamda gönderilir. Elektronik ortam haricinde dağıtım masasına gelen evrak süratle dağıtıma tabi tutulur.
(2) Bu Yönergede düzenlenen kaymakamlık birimlerine gidecek, özellik taşıyan ve değerli evrak ile evrak şefinin gerekli gördüğü normal evrak zimmetle; diğer normal evrak zimmetsiz olarak verilir. Diğer evrak gidecekleri yere göre ayrılır. Bunlardan gizlilik dereceli olmayanlar zarflanmadan, gizlilik dereceli olanlar ise zarflanarak, havale edildikleri yerlere zimmetle verilir.
(3) Sistem içi ve sistem dışı gelen zimmetli evrak; elektronik ortamda düzenlenen teslim fişinin çıktısı alınarak ilgilisine imzalatılır. Bu imkân yoksa zimmet kaydı yapılmak suretiyle teslim edilir.
(4) Zimmet kaydında; kayıt edilen evrakın türü, geliş yeri, konusu, varsa eki, valilik evrak şefliğinde aldığı genel sayı, havale edildiği veya gönderildiği yer, teslim edildiği tarih ve teslim alanın ad ve soyadı, görev unvanı ve imza sütunları bulunur.
(5) Dağıtımı yapılacak evrak, günde en az bir defa, dağıtıcılar tarafından ilgili birimlere ulaştırılır.
(6) İvedi dereceli evrak, havale edildikçe dağıtıma verilir veya ilgili birimlerce özel görevli ile aldırılmaları sağlanır.
İKİNCİ BÖLÜM
Kaymakamlık Birimlerinde Evraka Uygulanacak İşlem Birimlerde evrakın alınması
MADDE 29 –
(1) Evrak Şefliğinden kaymakamlık birimlerine gönderilen evrak, elektronik ortamda ya da gerekiyorsa kâğıt kullanılarak, görevli memur tarafından teslim alınır ve öncesinin olup olmadığı araştırılır. Evrakın öncesi varsa onunla birleştirilmek suretiyle; yoksa dosya plânına göre yeni bir dosya açılarak, birim amirine veya yetkilendirilen görevliye verilir.
(2) Gelen evrakın öncesi olup dosyası yerinde değilse, konu koduna göre geçici bir dosya açılır ve asıl dosyanın kimde olduğu dosya üzerinde gösterilerek birinci fıkradaki işlem yapılır.
(3) Birim amiri veya yetkilendirilen görevli evrakı, niteliğine göre, ilgili gördüğü memura havale eder. Birimlerde evrakın incelenmesi ve gereğinin yapılması MADDE 30 –
(1) Evrak havale edildiği memur tarafından incelenir. İlgili memur tarafından evrakın gereği, amirlerinin görüş, tavsiye ve talimatları doğrultusunda elektronik ortamda ya da gerekiyorsa kâğıt kullanılarak yapılır.
(2) Yazışmalar, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri dikkate alınarak yapılır.
Birimlerde işlemi tamamlanan evrakın gönderilmesi
MADDE 31 –
(1) Kaymakamlık birimlerinde hazırlanan ve imzalanan evrak, evrak sayısını elektronik ortamda alır ve evrakı postalayacak görevliye sistem üzerinden ulaşır. Kaydının tamamlanmasını müteakip kurum, kuruluş veya kişilere elektronik ortamda gönderilir. Elektronik olarak teslimi mümkün olmayan kurumlara iletilecek yazılar ise kâğıda dökülerek gönderilir.
(2) Güvenli elektronik imzayla imzalanarak üretilmiş bir belgeden çıktı alınıp gönderilmesine ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine Belgenin Aslı Elektronik İmzalıdır ibaresi konulur. Çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle görevli tarafından imzalanır ve kırmızı ya da mavi mühürle mühürlenir. İmza ile mührün üst üste gelmemesine dikkat edilir.
(3) Resmî yazılar, yazının içeriği ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faks ile yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılır. Faks ile yapılan yazışmaların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidi yapılır.
(3) Resmî yazılar, yazının içeriği ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faks ile yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılır. Faks ile yapılan yazışmaların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidi yapılır.
(4) Birimlerden gönderilen evrakın, taahhütlü veya iadeli taahhütlü, Acele Posta Servisi veya kargo gibi özellik taşıyan posta ile gönderilmesi düşünülüyorsa; hangi posta ile gönderilmesi gerektiği, ilgilisince, dağıtım masasına bildirilir.
(5) Dağıtım masasına sevk edilmek üzere bırakılan evrak, ya dağıtıcı aracılığı ile yahut evrakın niteliğine göre gerekiyorsa zarflanma ve pullanma işleri de yapılarak posta ile ilgili birimlere ulaştırılır.
(6) Bu Yönergede belirtilen kaymakamlık birimlerinin gidecek olan evrakı zimmetsiz; bu birimler dışında kalan fakat evrak kabul ve sevk işlemleri kaymakamlık evrak şefliğince yürütülen Bakanlık birimlerinin gidecek evrakı ise zimmetle dağıtım masası görevlilerine teslim edilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Dosyalama İşleri Dosyalama ilkesi
MADDE 32 –
(1) Birimlerin görev alanına giren konularda Standart Dosya Planına göre dosya açılır. Dosyalama öncelikle elektronik ortamda yapılır. Kâğıt ortamında gelen evrakın taraması yapıldıktan sonra e-İçişleri ortamında dosyalanır ve ilgili dosyasına konulur.
Ana dosya ve açılma şekli
MADDE 33 –
(1) Ana dosya; ana konu kapsamına giren bütün konuları ve işlemleri kapsayan evrakın toplandığı konu kodunun adıdır. Bu grup tek bir klasörden oluşabileceği gibi işlemlerin fazlalığı halinde birden çok klasörden de oluşabilir. Ana dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman Standart Dosya Planındaki konu kodlarına göre açılır. Ana dosya ile ilgili olmasına rağmen alt bölümlemelerde tanımlanmayan konulara ait yazıların dosyalanması için “diğer” adı altında ayrı bir dosya açılır.
(2) Standart Dosya Planındaki konu kodlarının yetersiz kalması halinde valiliklerce, Ekim sonuna kadar, yapılacak talep üzerine Bakanlıkça yeni konu kodları yılda bir defa Aralık ayında belirlenir ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne bildirilir.
Ana dosya anahtarı
MADDE 34 –
(1) Standart Dosya Planındaki ana dosya sayıları ve konuları numara sırası alt alta yazılmak suretiyle bir dosya anahtarı hazırlanır ve bu dosya anahtarı birimin merkezi bir yerine asılır. Ana dosyalara sayı ve konu bu dosya anahtarından verilir.
Tali dosya ve açılma şekli
MADDE 35 –
(1) Tali dosya; ana dosya kapsamına giren çeşitli konu, iş ve işlemlere ait evrakın toplandığı dosyaların adıdır.
(2) Bu işlemlerin her biri ayrı bir dosya gömleğinde toplanır ve ana dosya klasörleri arasına konur.
(3) Bu dosyalar ilgili memurun talebi üzerine müdür tarafından açılır.
Ana dosyanın numaralanması ve konu yazılması
MADDE 36 –
(1) Ana dosya klasörünün kapak sırtına dosyayı tanımlayan “kurum adı, birim adı, dosya numarası, konu adı ve yılı” yazılır.
Tali dosya fihristleri
MADDE 37 –
(1) Bir ana dosya içerisindeki bütün tali dosyaların sıra sayısı ve konusu alt alta yazılmak suretiyle bir fihrist hazırlanır. Fihrist ilgili ana dosya klasörü kapağının iç yüzüne yapıştırılır.
Tali dosyanın numaralanması ve konu yazılması
MADDE 38 –
(1) Tali dosya gömleklerinin üzerine dosya numarası ve dosya konusu yazılır.
(2) Tali dosya numarası ana dosya sıra sayısı ile tali dosya fihristinden alınmış konu ve sıra sayısının bir arada yazılmasından oluşur.
Tali dosyaların bölünmesi
MADDE 39 –
MADDE 39 –
(1) Tali dosya açılması sırasında konu kapsamı mümkün olduğu kadar dar tutulur İşlemlerin yürütülmesi sırasında konunun yeni dosyalara bölünmesi ihtiyacı ortaya çıktığı takdirde yeni açılan dosyaya fihristten yeni numara verilir.
Geçici dosya ve açılma şekli
MADDE 40 –
(1) Geçici dosya; birime gelen herhangi bir evraka ait ana dosyanın bir başka birimde, ayrı bir kişi veya yerde ve benzeri bulunması ve o sırada geri alınmasının mümkün olmaması halinde açılacak dosyanın adıdır.
(2) Bu dosya ilgili memurun talebi üzerine müdür tarafından açılır. Dosyanın üzerine geçici olduğu ve asıl dosyanın numarası yazılır.
(3) Geçici dosyadaki evrak en kısa zamanda asıl dosyaya aktarılır ve geçici dosya iptal edilir.
Evrakın dosyalara konulması
MADDE 41 –
(1) Birimlerin görevleri ile ilgili evrak Standart Dosya Planına göre ana dosyalara konulur.
Birden fazla dosyayı ilgilendiren evrakın dosyalanması
MADDE 42 –
(1) Gelen evrak, birden fazla dosya ile ilişkili ise evrakın aslı en çok ilgili olduğu dosyaya konur. İlgili diğer dosyalara evrakın birer fotokopisi veya geldiği yer, gün, sayı ve konusunu gösteren bir not eklenir.
Beklemeli evrak
MADDE 43 –
(1) Bir birimin, işlemlerini üstlenip üstlenmemesi henüz belirgin hale gelmemiş konuları kapsayan evrak, beklemeli evrak sayılır. Bunlardan birime ait oldukları kabul edilenler, konuları ile bağlantılı açılmış veya açılacak dosyaya konulur.
Görevliler tarafından özel dosya açılamaması
MADDE 44 –
(1) Görevliler tarafından, evrak kendilerinde kalmak üzere, özel dosya açılmaması esastır. Ancak kaymakamın yetki vereceği birim müdürleri hizmetin gerektirdiği hallerde özel dosya açabilir ve işlemleri bu dosyadan izleyip sonuçlandırabilir.
Dosya istenmesi ve iadesi
MADDE 45 –
(1) İşlemleri yapmakla görevli kişi dosyalamadan sorumlu memurdan ilgili dosyayı yazılı bir fişle isteyebilir.
(2) Zorunlu hallerde sorumlusunun bilgisi olmadan dosyayı almak durumunda kalan görevli dosya memuruna en kısa zamanda bilgi verir.
(3) Alınan dosya, işlemi biter bitmez görevlisine iade edilir.
(4) Dosyalamadan sorumlu görevli tarafından gerekli görülen hallerde işleme verilen dosya; numarası, konusu, verildiği görevlinin adı ve unvanı ve veriliş tarihi bir karta yazılmak suretiyle izlenir.
Dosyanın tekrar görülmek istenmesi
MADDE 46 –
(1) Görevli kişi, bir dosyayı belli bir süre sonra tekrar görmek istiyorsa adını, görev unvanını ve görmek istediği tarihi belirten yazılı bir fişi dosyaya ekleyerek dosyalama memuruna verir.
(2) Dosyalama memuru, tekrar görülmek istenilen evrakı fişte belirtilen tarihte fiş sahibine verir ve usulüne göre takip eder.
Dosyadan evrak çıkarılması ve koyulması
MADDE 47 –
(1) Kural olarak evrak, dosyası ile birlikte işleme verilir ve alınır, dosyasından ayrılmaz. Evrakın dosyasından çıkarılmasının zorunlu olduğu hallerde, dosyasındaki yerine, evrakın geldiği veya gittiği yeri, verildiği kişiyi, tarihini, sayısını, konusunu ve belli ise geri verileceği tarihi belirten bir ilgi fişi konulur.
Klasör ve dosya cinsleri
MADDE 48 –
(1) Evrakın dosyalanmasında, standartlara göre yapılmış dosya ve klasörler kullanılır.
(2) Özellikleri bakımından dosyalara veya klasörlere sığdırılamayacak evrak özelliklerinin gerektirdiği yerde ve biçimde saklanır.
Dosyaların saklanması
MADDE 49 –
(1) Dosyalar, standartlara uygun dosya dolaplarında saklanır.
(2) Klasörler, dolap ve raflara dosya anahtarındaki sıralamaya uygun olarak ve taşıdıkları numara ve ad kolayca görülebilecek biçimde sıralanır. Raf veya dolap üzerine o bölümde yer alan klasörlerin ilk ve son numaraları yazılır.
Dosyaların saklanmasında sorumluluk
MADDE 50 –
(1) Kaymakamlık birimlerinde dosyalar, görevli memurun sorumluluğundadır ve ondan habersiz alınamaz. Zorunlu hallerde ise dosyanın yerine alındığına dair bir yazılı belge konulur.
(2) Evrak veya dosyanın kurum dışına çıkarılması ilke olarak yasaktır. Kaymakam, müdür, şifre memuru gibi görevlilerin, hizmetin gerektirdiği hallerde, kurum dışına evrak götürmek zorunda kalmaları halinde en kısa sürede bu evrak veya dosya ilgili memuruna geri verilir.
(3) Gizlilik dereceli ve muhafazası özel mevzuatı ile kurallara bağlanmış evrakın, gizli evrak için konulmuş esaslar içinde yangına, tabii afetlere, hırsızlığa karşı korunacak biçimde saklanmasından dosyalama memuru ile varsa o gizli evrakı muhafaza ile özel olarak görevlendirilmiş kişiler ortaklaşa sorumludur.
